Управление проектом Время

Хотя мы все имеют одинаковое количество времени, это только кажется, проскользнуть мимо меня быстрее, чем другие люди. Не то чтобы я располагались вокруг курить сигары, играть в покер всю ночь, и, игнорируя мою работу (хорошо, а не правило). Это что я принять на себя гораздо больше, чем следовало, и все страдают. А проекты, что взять с волшебным растут из мило, невинно усилия на восемь вооруженных монстров, которые раздавить мой график снова и снова.

Руководители проекта знаю - или должно быть известно - железный треугольник управления проектами иногда называемый тройной ограничений по управлению проектами, потому что все проекты ограничены этими тремя элементами: сроки, стоимость и объем. Моя Nemesis угол слева: время.

Любой проект, начиная от разработки новой программы по строительству новых домов, занимает некоторое время. Отношения между масштабами проекта, время и стоимость должны быть уравновешены. Если не хватает времени или бюджет, обречена проекта. (Без шуток.)

Реальная проблема? Планирование. Делегации. И учиться говорить нет. Во-первых, мы должны определить произведение сфера: поддающиеся проверке, ощутимых результатов, что сделать счастливым клиента (или счастливей, в зависимости от клиента). После того как все согласны с продуктом сферы, то оно по проекту сферой вся работа и только работа по созданию проекта реализованы. Номенклатуры и объема проекта зависят друг от друга, если вы измените подробно в сфере продуктов-Гош, масштабы проекта будет меняться, тоже. И эти изменения требуют времени.

Теперь иногда я опоздала, и он просто не по моей вине. (Ну, я говорю 'Sometimes'.) Например, я работал над проектом для компании, которая не может решить, что именно они хотели. Это было похоже на одну из моих обычных дат: "Я не знаю, чего хочу, но это не так. ' Мы бы пошли кругом через технико-экономических обоснований, новая версия учебного пособия, класс развития, и больше разочарования-то они хотели бы знать, могу ли я еще попала в цель сроков завершения проекта. Мой мысленный ответ? "Да, как только я вернусь из моих велопробег на Гавайях. '

В любой день звонит телефон, электронную почту куранты, или факсу выплевывает некоторые новые просьбы и, не думая мы говорим, да. Эта неспособность думать убивает нас. Немного изменить здесь, кроме того, и четыре или пять новых проектов в ближайшие; временем исчезают быстрее, чем тарелка пончики на заседании Вес Watcher's.

Но это не статья о том, чтобы ныть. Мы все время разгромлены, а некоторые из нас просто управлять лучше, чем другие. Когда дело доходит до управления проектом, я знаю, что дисциплина управления временем моя ахиллесова пята. В прошлом, я бы с радостью принимают на работу, не думая, планирования и делегирования. Но я получаю лучшее об этом, я сказал не кто-то на прошлой неделе. Было грустно и досадно, но я не могу позволить вещей накапливать больше и текущих обязательств, проскользнуть мимо.

Официальный подход (как это выглядит на бумаге)

В идеальном управления проектами Мир, которого не существует, есть логическое, практический подход к расчету сколько проектов следует предпринять для полной. Давайте представим себе, что мы живем в идеальном мире управление проектом и посмотреть, как все должно идти.

Сначала работа с клиентом, чтобы определить продукт сферой описывающих то, что они хотят создать. Затем мы создаем проект сферой применения всех необходимых работ, и только необходимые работы, чтобы создать продукт сферы. И тогда мальчик Oh Boy, мы создаем структуру распределения работ (СДР).

WBS не является перечень мероприятий по завершению проекта. Это верно. WBS является результатами ориентированной разложения результатов проекта, не проектные работы. Раз уж мы создали WBS, мы можем сгенерировать список мероприятий, которые команда проекта будет необходимо выполнить для создания выявленных результатов.

Перечень деятельности должны соответствовать весело эвристический называют 8 / 80 правило, которое гласит, что наименьший элемент WBS, называют комплекс работ, должно занимать не более 80 часов для создания и не менее 8 часов, чтобы создать. Мы не хотим, чтобы СДР быть очень точны, что мы диктуют каждый шаг, чтобы создать осуществимым; мы также не хотим, чтобы работа пакета будет таким большим, как и в более чем 80 часов в большом, чтобы оставить большую часть работы Открыто толкования. (Как и большинство правил, конечно, есть исключения.)

Перечень деятельности должно быть расположены в том порядке, в котором деятельность должно или должно происходить. Многие мероприятия будут опираться на жесткую логику, они должны происходить в частности для того, чтобы этот проект будет успешным. У нас есть для установки операционной системы перед установкой приложения. Мягкая логика опирается на управление усмотрению. Например, мы могли бы создать фантазии скрипт для установки операционной системы и затем вызывать удаленный сервер тянуть приложение и установить его на целевой машине после того, ОС была установлена. Но мы можем выбрать не делать этого. Это льготные логику, основанную на опыте, характере работы, или ваше настроение в этот день.

Теперь начинается реальное удовольствие. В качестве эксперта времени голодали менеджер проекта, вам изучить работу последовательности и понимаю, что вы можете фактически занять несколько путей к завершению проекта в тандеме. Таким образом, вы наметить работу визуально в диаграмме сетевого проекта (НПР). ПНД визуализирует работу и позволяет найти критический путь. Критический путь, это не путь с наиболее важные направления деятельности, это самый длинный путь к достижению заключения по проекту. Критический путь показывает, что деятельность, если поздно, приведет к вашему проекту упустить свою целевую дату завершения. Вы можете найти критический путь от простого подсчета продолжительности деятельности от 1 дня до завершения проекта.

Но что деятельность, которая не на критическом пути? Эти мероприятия флоат-количество времени, в которых деятельность может быть отложена или поздно, не влияя на дату окончания проекта. Есть несколько формул фантазия называется вперед и назад перейти на расчет поплавок для каждого вида деятельности.

Вам не надо быть гением, чтобы сделать математику, но легче просто дайте вашим менеджером проекта информационной системы (например, Microsoft Project) сделать расчеты для вас.

Ваш критический путь может измениться. Некоторые из ваших непрофильных функций путь может быть поздно, дополнительные виды деятельности могут быть добавлены к вашему проекту, или продолжительность непрофильных функций могут быть пересмотрены. Ваш проект может занять больше времени, если такая случится, и вы будете иметь новый критический путь.

Между каждой комплекс мероприятий, в НПР являются отношения, которые описывают, как и когда-преемника и парные виды деятельности могут начаться. Существуют четыре типа отношений, хотя есть вероятность, что вы будете использовать только один или два из них:

Готово-старт. Это наиболее распространенные типы отношений означает, что вверх по течению деятельности должны закончить до вниз деятельность может начаться. Например, вы должны создать образ диска, прежде чем вы можете нажать ее до 1200 машин.

Начало-начало. Эта связь позволяет двум деятельность начал в то же время, но не обязательно заканчиваются в то же время. Например, представьте, что ваша организация имеет новую часть программного обеспечения, что все пользователи будут иметь установленные на их компьютерах. В проекте плана, все пользователи должны заполнить четыре часа тренировка перед установкой приложения. Вы создали систему, которая устанавливает программное обеспечение на компьютерах пользователей, в то время как они в классе для нового приложения. Оба мероприятия начать сразу, но они уверены, не будет завершена в то же время.

Готово-финиш. Эта взаимосвязь требует как деятельность до конца в то же время. Например, вы управлению проектом перестроить вашу новую веб-сайта. Чтобы продвигать новый шикарный вид, ваша организация будет почти миллион открытках с нынешними и потенциальными клиентами. Ваш Проект плана необходимо, чтобы окончательные изменения в веб-сайт и открытки прибывающие в отделениях ваши перспективы "Готово" в то же время. Fascinating.

Начала до конца. Это самый необычный и наименее используемым отношении всех. Это особенный. Вы найдете это отношение, когда вы используете точно в срок планирования. В основном, вверх по течению деятельность должна начинаться так что ниже по течению деятельности может закончить. Представьте, что вы являетесь производителем пластиковых бутылок. У вас нет номера на вашем цеху за бесконечное количество пластмассы, поэтому вы только пластик порядка, когда поставок будет исчерпана. Истощение пластики по текущей деятельности триггеров для того, чтобы больше пластмассы, чтобы вы могли создать больше бутылок в будущем.

Вместе с каждым из этих отношений можно использовать лаги и провода. Отставание просто время ожидания, в то время как свинец спешном время. Например, вы устанавливаете новую сеть в здании. Вы хотите, кабелей и установки штампа панели произойдет в тандеме. Реально, однако, удар панель нуждается в голову начать на кабельных трасс, поэтому вам добавить временным лагом к кабелю инсталляторов. Этот план позволяет как деятельность произойдет сразу, но требуется кабель инсталляторов немного подождать, пока они не начинают свою деятельность. (Cable инсталляторы, как правило, не проблема ожидания.)

Иногда руководители проектов должны спешить с вещами в проекте. Это где проводят время вступает в игру. Это позволяет вам двигаться деятельности ближе к дате начала проекта путем вычитания времени от запланированного времени начала деятельности на каждом. Лаг положительно времени; свинца негативно время.

Продолжительность проекта Оценки

Предполагаемая продолжительность проекта основана на сумме деятельности. С некоторыми Math магией, мы можем предсказать, лучше, что хуже, и наиболее вероятным сценарием, как долго каждый вид деятельности будут принимать, и в конечном счете, как долго, прежде чем положить этому зверю в постель и переходите к следующей.

Чтобы создать это оценка точные или близкие к точным, это действительно больше, чем просто суммирование активности длительности. Мы также должны учитывать несколько факторов, которые могут сорвать график, диски менеджеры орехов, и причина наши волосы выпадать:

Трудности. Либо ограничение, которое ограничивает Параметры проекта. Вы наняли консультанта, который доступен только на 29 декабря. Ты поступил вашей команды в учебном классе на 20 января. Сам системный инженер берет четыре недели отпуска в феврале. Все эти ограничения, а кое-т больше.

Предположения. Мы все знаем, что происходит, когда мы делаем предположения (думаю, осла и umption). Например, мы предполагали, что продавец был честен, когда говорил, что новые серверы будут доставлены к 1 октября. Мы предполагали, что клиент использует Windows 95 или выше, не OS / 2. Мы предполагали, что мы могли бы иметь доступ к стройплощадке 24 / 7, а не только в рабочее время. Если мы не будем документировать и делиться этими предположениями, это беда.

Доступные ресурсы. Вы когда-нибудь подсчитал, что вам потребуется четыре инженера сеть тянуть и установку кабеля, только чтобы обнаружить, что у вас есть только два инженера сети для вашего проекта? Если ваш необходимых ресурсов не имеется, ваш проект будет больно.

Законом возврата уменьшаются. Закон о возврате контроля Снижение урожайности в счет суммы труда доступны. Допустим у нас есть деятельность, которая состоится 40 часа с двумя сетевыми инженерами назначены. Если мы добавим еще двух инженеров сети к деятельности, мы можем закончить работу в 20 часов? Может быть. Если мы добавим 40 инженеров сети к деятельности, мы можем получить сделать в несколько минут? Вряд ли. Кроме того, не все мероприятия усилий инициативе, многие имеют фиксированную продолжительность. Это хороший способ сказать, что это не имеет значения, сколько специалистов вы бросаете в его деятельность-прежнему будет то же самое количество времени для завершения.

Закон Паркинсона. Паркинсона кодекса предусматривает, что работа будет расширить для заполнения времени выделялись. Представьте себе, что Джо говорит деятельности займет 40 часов, хотя он знает, что он мог бы закончить работу в двенадцать часов. Он добавил обивка учитывать потенциальные ошибки, проблемы, и игры Пасьянс он может столкнуться. Магический задача будет расти принять выделено 40 часов. Подумайте о своей рабочей нагрузкой в день перед отъездом в отпуск. Вы можете получить Crank и это было сделано. Но на следующий день после отпуска? Принимает целый день, чтобы отправить одно письмо. (Может быть, не вы, но, возможно, этот парень в кубе рядом с вами.)

Риски. Бизнес-риски могут иметь вверх или недостаток, хотя мы обычно думают о рисках с нижней стороны. Большинство рисков, которые вступают в плоды имеют потенциал к задержке работы по проекту, добавить деятельность, а в некоторых случаях требуют от нас волна белый флаг капитуляции. (I'll покрытия рисков более подробно в другой статье. Я знаю, еще одна проблема рационального использования времени для меня. Спасибо.)

Time Management и хрустальный шар

Как мы все знаем, как долго любой активности примет? Для некоторых видов деятельности, на которую можно положиться на опыт. Другие виды деятельности должны опираться на экспертные оценки, исторические сведения, и приближение. Приближения?! Да. Рассмотрим любой ИТ-проект, который вы уже никогда не удавалось, работать, или о которых слышал. Каждая ИТ-проекта зависит от первого времени первого использования казни. Почти каждый ИТ-проект является уникальным. Даже если это интегратор Установка же старая часть программного обеспечения, снова и снова в различных средах, есть уникальные аспекты каждой среды. Нет двух ИТ-средами являются идентичными. Даже если она сводится к влажности в воздухе, призраки в машинах, или пользователей, которые будут хруст и кривошипных на программное обеспечение, всегда существуют различия.

Эти тонкие, а иногда и не очень тонкие различия могут вытеснить нас с ума, или вдохновлять нас принять до профессионального хоккея катком. Эти уникальные конфигурации и смешаем все усилия, чтобы предсказать, сколько времени займет деятельность по полной. Иногда кажется, что вы знаете, а в остальное время вы знаете, что вы не знаете.

А теперь слово от реальности: Вот почему оценки называются оценками. Управление клиентами и, кажется, не получают эту часть, не так ли? Вы когда-либо дается оценка Специальную где вы достали продолжительность оценки с неба? Это грубое порядок (ПЗУ) оценка; простой, приблизительной, что руководство и клиенты уверены, чтобы удержаться. No Fun для вас только их. Я призываю вас не даем никаких приблизительные оценки. Если необходимо, добавить звездочку к словесным цитаты, указав, что это диск оценку и что она может быть кстати, далеко-от 75% до 125%. В противном случае, вы застряли с номером вы бросаете там. Если ваши фактические будет отличаться от того диска, вы черт платить. Правильно?

Time To обернуть эту Up

Если время управление было легким, все бы это сделать. Наибольший вклад в эффективное управление временем является эффективное планирование. Как руководители проекта, мы должны иметь контроль над нашим проектом расписания, которое требует постоянной глазу на оценках деятельности продолжительности; фактическое время привержен деятельности и экспертной оценки, кишки, и опыт, чтобы сделать уточнения по нашему графику по мере необходимости. Конечно, это никогда не весело, когда менеджер проекта заменяющий плохо дате с другой плохо дату.

Мы все имеют одинаковое количество времени. Единственное, чего мы реально контролировать то, что мы с ним делать.

Ниже перечислены другие статьи, связанные с вышеуказанной статьей из "Управление проектами" Статья категории.

Люди, интересующиеся в вышеуказанной статье "Управление проектом Время" также заинтересованы в соответствующих статьях, перечисленных ниже: